Tietosuojaseloste.

☞In English

GDPR – TIETOSUOJA KÄYTÖNTÖ HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY
Henkilörekisterin rekisteriseloste

Rekisterinpitäjän / edustajan nimi ja yhteystiedot: Helsinki Casting Oy, y-tunnus 2871105-8
Osoite: Hämeentie 31, 00500 Helsinki
Rinnakkaistoiminimi: Helsinki Casting Ltd
Toimitusjohtaja: Katri Aksola
Puhelin: +358 44 3331764
Sähköposti: katri@helsinkicasting.com
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Toimitusjohtaja. Kts. yllä.
Rekisterin nimi: Faces by Helsinki Casting - rekisteri
Faces by Helsinki Casting rekisterin järjestelmää ylläpitää Taito United Oy. Järjestelmän hosting on järjestetty Google Cloudissa.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitukset

Yhtiön liiketoimintana on roolitus-, henkilöstövuokraus- ja tuotantopalvelut. Roolituksella tarkoitetaan, henkilöiden saattamista heille sopiviin rooleihin. Henkilöstövuokrauksella tarkoitetaan henkilöiden saattamista heille sopiviin työnkuviin. Tuotantopalveluilla tarkoitetaan av-alan tuotantoyhtiöiden auttamista tarjoamalla erilaisia palveluja ja resursseja, joita tuotantojen tekemiseen ja markkinoimiseen saatetaan tarvita.

Henkilötietoja käytetään arvioimaan rekisteröidyn henkilön tai hänen tarjoamansa resurssin sopivuutta tuotantojen rooleihin, työnkuviin ja asiakkaan muihin tarpeisiin, jotka liittyvät tarjottuihin palveluihin.

Helsinki Casting Oy:n keräämät henkilötiedot sisältävät tietoja luonnollisista henkilöistä, jotka ovat antaneet henkilötietojaan mahdollista roolitusta tai työsuoritetta varten. Helsinki Casting Oy:n keräämät tiedot käsittävät vain henkilön itsestään tai henkilön valtuuttaman agentin / edustajan / huoltajan antamia tietoja.

Helsinki Casting Oy:n rekisteriin tallennettavia henkilötietoja ovat:
Nimi
Syntymäaika ja henkilöturvatunnus
**Sukupuolikokemus
Yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
Asuinpaikka
Ulkonäköön ja ominaisuuksiin liittyvät seikat
Perheyhteydet ja siviilisääty
Kielitaitoon liittyvät tiedot
Ammattiin sekä muihin taitoihin ja harrastuksiin liittyviä tietoja
Esiintymiskokemukseen ja -koulutukseen liittyviä tietoja
Profiilit sosiaalisen median palveluissa
Järjestelmän lokitiedot
Rekisteröidyn ilmoittamat hyödykkeet
*Etninen alkuperä
*Terveyttä koskevat tiedot

*Osa tallennettavista tiedoista on sensitiiviseksi tiedoksi luokiteltavia ja rekisterinpitäjän peruste tietojen säilyttämiseen on niiden tarpeellisuus roolitustoimeksiantoja tehtäessä.
Sensitiiviä tietoja kerätään vain liiketoiminnan vaatimassa laajuudessa. Tiedot ovat oleellisia roolituksen kannalta siksi, että roolitus perustuu osin henkilön ulkonäöllisiin ja toiminnallisiin ominaisuuksiin. Siitä syystä Helsinki Castingin on tärkeää pystyä löytämään rekisteröidyistä esimerkiksi tiettyä etnisyyttä edustavat henkilöt, eri vammojen kanssa elävät henkilöt sekä alkuperäiskansoja edustavat henkilöt. Representaation ja inklusiivisuuden toteutuminen on yksi Helsinki Castingin keskeistä arvoista eikä tietoa tulla koskaan käyttämään mihinkään muuhun kuin roolitusten tekemiseen.
Rekisteröidyn henkilön perhesuhteet ja tiedot siviilisäädystä ovat vapaaehtoisia kohtia ja ne voivat olla oleellisia esimerkiksi jos henkilö on ilmoittanut olevansa kiinnostunut reality-ohjelmien roolituksista.

**Sukupuolta koskevat kohdat on pyritty rakentamaan mahdollisimman inklusiiviseksi ja ymmärrämme, että transnainen on nainen ja transmies on mies. Henkilö joka ei halua tuoda ilmi transtaustaansa voi hyvin ilmoittaa sukupuolekseen oikean sukupuolensa ilman lisäselityksiä. Kunnioitamme jokaisen itsemääräämisoikeutta. Olemme kuitenkin jättäneet mahdollisuuden ilmoittaa sukupuolekseen transnainen/transmies, jos henkilö näin haluaa, sillä haluamme kyetä roolittamaan transrooliin oikean transhenkilön. Lisäksi käyttäjä voi kertoa asialle varatussa vapaassa tekstikentässä lisää sukupuolikokemuksestaan sekä siitä minkä sukupuolisia rooleja hän haluaisi näytellä.

Rekisterinpitäjällä on oikeus, muttei velvollisuutta säilyttää kaikki rekisteröidyn palveluun lähettämä tiettyä roolihakua koskeva materiaali joka sisältää kuvia, videoita ja äänitallenteita. Säilyttämisen peruste on palvelujen laadun parantaminen kerryttämällä tietoa roolituksiin liittyen.

Rekisteröityihin tietoihin pääsy on Helsinki Castingin työntekijöillä ja alihankkijoilla, joiden pääsy tietoihin perustuu työsopimukseen tai toimeksiantosopimukseen. Helsinki Casting pitää yllä rekisteriä henkilöistä, joilla on pääsy tietokantaan ja henkilöiden tarve rekisteriin pääsyyn perustuu työn suorittamiseen.

Henkilötietojen poistaminen rekisteristä

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus ja poistaa tietonsa rekisteristä poistamalla profiili Faces palvelussa. Tällöin poistuvat automaattisesti kaikki rekisteriin annetut tiedot lukuunottamatta tehtyjä sopimuksia tai tietoja maksetuista palkkioista, jotka liittyvät tiettyyn tuotantoon tai toimeksiantoon.

Huom: Faces by Helsinki Casting applikaation poistaminen puhelimesta ei poista rekisteröityjä tietoja, vaan profiili pitää poistaa painamalla “poista profiili” -painiketta ja hyväksymällä poisto.

Henkilötietojen luovutuksen ja vastaanottajan sekä henkilötietojen siirrot EU/EEA-alueen ulkopuolelle:

Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille vastaanottajille. Osana asiakasviestintää ja projektihallintaa käytetään Mailchimp -sähköpostipalvelua sekä Googlen Workspace-palveluja tai vastaavia palveluyhtiöitä, joiden palvelimet sijaitsevat Yhdysvalloissa. Tällöin rekisterin sisältämät henkilötiedot siirtyvät Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot on kuitenkin suojattu henkilötietolain edellyttämällä tavalla US/EU Privacy Shield -järjestelyllä.

Lisätietoa järjestelystä saa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kirjallisesti tai sähköisin menetelmin – yhteystiedot ovat tämän selosteen alussa.

Rekisterin suojauksen periaatteet:

Henkilötiedot suojataan teknisillä ja organisatorisilla menetelmillä vahingossa tapahtuvalta tai tahalliselta asiattomalta ja/tai laittomalta muuttamiselta, tietoihin pääsyltä, tuhoamiselta ja muulta asiaankuulumattomalta käsittelyltä.

Tietoturvatoimenpiteet käsittävät, muun muassa, asianmukaiset palomuurijärjestelyt, palvelinten fyysisen suojaamisen (esim. lukitut tilat ja varmuuskopiointi), tiedonsiirron salaamisen ja organisatorisen pääsyrajoituksen.

Henkilötietoja käsittelevää rekisterinpitäjän henkilöstöä koulutetaan tietosuoja- ja tietoturvakysymyksissä.

Rekisteröidyn muut oikeudet:
6.1. päästä henkilötietoihinsa ja saada pyynnöstä kopio niistä;
6.2. saada virheellinen, vanhentunut ja/tai puutteellinen henkilötieto korjattua;
6.3. saada henkilötietonsa poistetuksi, jos:
a. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
b. rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
c. rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä:
i. suoramarkkinointiin; tai
ii. rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuen, eikä rekisterinpitäjällä ole käsittelylle perusteltua syytä;
d. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
e. henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai jäsenvaltion, esimerkiksi Suomen, lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;
6.4. saada henkilötietojensa käsittely rajoitetuksi, jos:
a. rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden;
b. käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
c. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai
d. rekisteröity on vastustanut rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteen;
6.5. saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen; ja
6.6. tehdä henkilötietojen käsittelystä valitus toimivaltaiselle viranomaiselle – Suomessa tyypillisesti tietosuojavaltuutetulle.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötiedot rekisterissään ilman määräaikaa, koska rekisteröitynyt saattaa haluta saada roolitarjouksia vuosienkin päästä. Tiedot säilytetään myös siksi, että Helsinki Casting voi jatkuvasti parantaa palveluidensa laatua.

Rekisterinpitäjä pyytää rekisteröityä kohtuullisin väliajoin päivittämään tietonsa, jotta ne pysyvät käyttötarkoituksen kannalta oikeina. Rekisterinpitäjä voi harkintansa mukaan poistaa rekisteröityneen tiedot ja käyttäjäprofiilin, mikäli viimeisestä kanssakäymisestä tai Faces by Helsinki Casting rekisteriin kirjautumisesta on kulunut yli kaksi vuotta.

Miten päivitämme tätä tietosuojakäytäntöä

Tarkistamme tietosuoja käytännön säännöllisesti liiketoiminnan, tekniikan, sovellettavan lain ja hyvien käytäntöjen muutosten perusteella, ja voimme päivittää tämän tietosuojakäytännön. Jos teemme merkittäviä muutoksia tähän tietosuojakäytäntöön, ilmoitamme siitä sinulle rekisteröityjen yhteystietojesi, kuten sähköpostin kautta (lähetetään tililläsi määritettyyn sähköpostiosoitteeseen) tai julkaisemme Helsinki Casting -verkkosivustoilla tai ilmoitamme sinulle sovelluksen kautta, jotta voit tutustua keräämiimme tietoihin ja siihen, miten me käytämme niitä. Tällaiset tietosuojakäytännön muutokset ovat voimassa ilmoituksessa tai verkkosivustossa ilmoitetusta voimaantulopäivästä alkaen. Suosittelemme tarkistamaan tämän sivun säännöllisesti, jotta saisit uusimmat tiedot yksityisyyskäytännöistämme. Tuotteiden ja palvelujen jatkuvaan käyttöön verkkosivustolla, mobiililaitteessa ja/tai muussa laitteessa sovelletaan päivitettyä tietosuojakäytäntöä. Jos sovellettavat lait sitä edellyttävät, pyydämme sinulta nimenomaista suostumustasi, kun keräämme sinulta lisää henkilötietoja tai kun käytämme tai luovutamme henkilötietojasi uusiin tarkoituksiin.

Jos sinulla on kommentteja tai kysymyksiä tästä tietosuojakäytännöstä tai kysymyksiä Helsinki Castingin henkilötietojesi keräämisestä, käytöstä tai luovuttamisesta, otathan meihin yhteyttä tämän sivun yläreunassa olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Kun saamme yksityisyyttä tai henkilökohtaisia tietoja koskevia pyyntöjä henkilötietojen saatavuudesta tai lataamisesta, meillä on ammattitaitoinen tiimi ratkaisemaan ongelmasi. Jos kysymyksesi itsessään liittyy merkittävään ongelmaan, voimme pyytää sinulta lisätietoja. Jos et ole tyytyväinen vastaukseen, jonka sait meiltä henkilötietojesi suhteen, voit lähettää valituksen asianomaiselle tietosuojavalvontaviranomaiselle omalla lainkäyttöalueellasi. Ottaessasi meihin yhteyttä annamme tietoja asiaankuuluvista valituskanavista, jotka voivat olla sovellettavissa todellisen tilanteesi mukaisesti.

Kiitos, kun käytit aikaasi tietosuojakäytäntömme lukemiseen!